Τη σύμβαση του έργου, το οποίο χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Κρήτη 2014-2020», υπέγραψε η αντιδήμαρχος Οικονομικών Μαρία Καναβάκη με τον εκπρόσωπο της αναδόχου εταιρίας που ανακηρύχθηκε μετά από διεθνή ανοιχτό διαγωνισμό, με τελικό ποσό τις 252.588 €.

Το χρονοδιάγραμμα του έργου είναι 12 μήνες από την υπογραφή της σύμβασης και πρόκειται να πραγματοποιηθεί σε τρεις φάσεις. Στο πλαίσιο της σύμβασης αυτής πρόκειται να ψηφιοποιηθεί το αρχείο της Βικελαίας Δημοτικής Βιβλιοθήκης. 

Όπως επεσήμανε η αρμόδια αντιδήμαρχος Πολιτισμού Αριστέα Πλεύρη, «το Τμήμα Οπτικοακουστικών Μέσων  της Β.Δ.Β. έχει καταγράψει και διαφυλάξει στο αρχείο του τις σημαντικότερες πολιτισμικές δραστηριότητες  του Δήμου Ηρακλείου τα τελευταία 35 χρόνια. Από το 1986 και μετά, ηχογραφήθηκαν και βιντεοσκοπήθηκαν εκδηλώσεις, μεγάλες εκθέσεις και φεστιβάλ, συνέδρια και ομιλίες που διοργανώθηκαν από τον Δήμο Ηρακλείου και τη Β.Δ.Β. με διάφορους φορείς από τον ευρύτερο ελληνικό αλλά και τον διεθνή χώρο. Το πιο σημαντικό υλικό αυτών των δράσεων πρόκειται να ψηφιοποιηθεί τώρα και να είναι διαθέσιμο στο κοινό του Ηρακλείου».